Delegia Learning Centre

Importera registrering kan användas när du har en specifik lista över de deltagare som ska bjudas in till ett evenemang. 

Du kan då få förifyllda fällt i registreringen och deltagaren behöver inte själv fylla i fällt så som Namn, företag, e-post m.m,  utan kan gå vidare i sin registrering eller göra ändringar i registreringen.  

Du kan även göra personliga mailutskick till deltagaren. Exempel; Hej Anna!

Skapa en importfil

För att importera registreringar måste du först skapa en importfil i Microsoft Excel. Systemet tar antigen emot .xlsx eller .txt som är tabbsepparerad i utf8 (tabbseparerad / tab delimited) eller Windows-1252 teckenkodning.

Rad 1 måste alltid ha ID för de fält, frågor, aktiviteter eller övrig information som ska importeras (se lista och exempel nedan).

Varje rad under måste vara för en person som ska importeras. Ska du importera 10 registreringar ska filen bestå av 11 rader (10 rader för registreringarna och kolumnnamnen på rad 1).

Ex. på hur en fil kan se ut i Excel

Importera din importfil

För att importera registreringar går du till menyn: Deltagare > Importera registreringar:

Här kan du välja din importlista, välja huruvida du vill importera Deltagare eller Utställare samt vilken persontyp dina registreringar ska få.

När du gjort dina val kan du klicka på Ladda upp

Kolumnnamn

Dina importerade registreringar måste alltid ha kolumnnamnen Attendee.PersonFirstName och Attendee.PersonLastName, d.v.s. För- och efternamn.

Om du importerar epostadresser måste dessa vara korrekt ifyllda.

Kolumnnamn gällande personinformation

Attendee.PersonFirstName

Attendee.PersonLastName

Attendee.PersonDepartment

Attendee.PersonAddress1

Attendee.PersonAddress2

Attendee.PersonZip

Attendee.PersonCity

Attendee.PersonTelephone1

Attendee.PersonTelephone2

Attendee.PersonTelephone3

Attendee.PersonTelephone4

Attendee.PersonEmail

Attendee.PersonTitle

Attendee.PersonComment

Attendee.PersonPassword (Finns inte denna så får de ett autogenererat lösenord på 5 tecken)

Attendee.RegistrationType

Kolumnnamn gällande företagsinformation

Attendee.CompanyName

Attendee.CompanyAddress1

Attendee.CompanyAddress2

Attendee.CompanyZip

Attendee.CompanyCity

Attendee.CompanyCountryId

Attendee.CompanyTelephone

Attendee.CompanyTelefax

Attendee.CompanyTelefax

Attendee.CompanyEmail

Attendee.CompanyUrl

Attendee.CompanyOrgNo
Attendee.CompanyGLN

Kolumnnamn gällande fakturainformation

Invoice.CompanyName

Invoice.CompanyAddress1

Invoice.CompanyAddress2

Invoice.CompanyZip

Invoice.CompanyCity

Invoice.CompanyCountryId

Invoice.CompanyTelephone

Invoice.CompanyEmail

Invoice.CompanyURL

Invoice.CompanyOrgNo

Invoice.CompanyGLN

OBS För att importera fakturaadress måste en aktivitet (#SXXXXX) finnas med i importfilen och deltagaren som importeras måste få minst en aktivitet vid importen. Detta krävs för att en order ska skapas och kunden ska få ett ordernummer. Först då är fakturaadressen aktiv. Fakturafälten måste också läggas upp på projekten under Registrering / Fält / Invoice för att fliken "Adresser" ska dyka upp i helpdesk.

Övriga kolumner

Attendee.AbstractReviewer 

LanguageId

Group

OrderGroupId

BadgeNoMiddle

ReglineNo

LanguageId

SeminarPrice#S     

VATPercent#S

HotelArrivalDate#S

HotelDepartureDate#S

Quantity#S

#S       

#Q

Om kolumnnamnet innehåller #Q eller #S så måste det finnas antingen numeret eller kortnamnet på frågan/aktiviteten (T.ex. #QFritextfrågan).

#Q står för fråga (Question) och #S står för aktivitet (Seminar).

Om samma namn finns på frågor eller seminarium så måste frågans/aktivitetens ID användas.

Svaren på frågorna kan anges som text eller svarets ID.

För att ge registreringen en aktivitet vid importen skriver du X (stort X) i kolumnen.

LanguageId kan vara numret eller svenska/internationella namnet.

Attendee.RegistrationType kan vara numret eller namnet på persontypen.

Importera aktiviteter med annan status än 40 Bekräftad

Om du vill importera registreringar med en annan status än 40 Bekräftad kan du lägga till ett bindestreck följt av den nya statusen i kolumnnamnet. Exempelvis #S888-50 ger deltagaren aktiviteten med ID 888 med status 50 AvbokadeArrangör.

Importera frågor

För att importera in ett specifikt svar på en frågas skriver du antingen in text (för questionType = 1 Fritext) eller en kommaseparerad lista med id-värden för de frågealternativ som ska vara valda. Exempel:

Importera registreringar i grupp

Med kolumnnamnet Group kan du skapa grupper för dina registreringar. Resultatet blir likadant som om deltagarna har registrerats sig på en regline med ett gruppbokningselement, t.ex. PersonBasket.

Ange ett unikt namn för projektet du importerar registreringar till. Om du gör importer där flera deltagare har samma gruppnamn kommer de att hamna i samma grupp.