DMS har ett stort antal funktioner för att göra olika informationsslag tillgängliga för läsning och skrivning. Det är nödvändigt att hindra att användare får tillgång till information som de inte ska ha tillgång till. Behörighetssystemet ser till att olika användare har tillgång till olika delar av informationen. Det handlar både om vilka av systemets funktioner som får användas och vilka projekt funktionen får användas i.
När du försöker göra något i DMS så kontrollerar behörighetssystemet om du har behörighet att använda den funktionen i det projektet. Har du inte rätt behörighet så går det inte att använda funktionen.
Behörighetsnivåer
Det finns tre nivåer av behörighet:
Inget - Ingen behörighet finns för den funktionen och den visas inte i navigeringsmenyn.
Läsa - Endast läsrättighet finns för den funktionen. (Användaren kan inte spara ändrad information.)
Skriva - Fullständiga rättigheter att Läsa, Skriva och ta bort.
Mappar
Behörigheter administreras genom att både användare och projekt placeras in i en hierarki av mappar (se figur nedan). Till varje mapp kopplas en uppsättning behörigheter. Användaren får de behörigheter som hör till den mapp som hon är placerad i.
I mapphierarkin finns symboler som visar om det finns användare och projekt i respektive mapp. Användare visas som en grön gubbe och projekt visas som blå kuber.
Både projektets och användarens plats i mapphierarkin påverkar om användaren har tillgång till projektet. Men det är bara användarens placering som avgör vilka funktioner hon har tillgång till och vilken nivå av behörighet hon har till funktionerna.
För att beskriva principerna för vilka projekt en användare får tillgång till behöver vi använda begreppen träd och subträd. Hierarkin av mappar kan ses som ett träd. Trädets rot är den mapp som visas längst upp till vänster. Trädet är alla de mappar man kan komma till genom att gå nedåt och till höger från roten. Även roten ingår i trädet.
Man kan också säga att varje annan mapp är rot i ett mindre träd. Ett sådant litet träd kallas subträd.
Vi behöver först urskilja vilket som är det minsta subträdet som projektet finns i. Om användaren finns i samma subträd så har hon tillgång till projektet.
Mer koncist, men också mer svårläst, kan man uttrycka det så här: En användare har tillgång till ett projekt om hon är placerad i samma subträd som det minsta subträdet som projektet befinner sig i.
För ett projekt innebär detta att ju längre till höger det befinner sig, det vill säga ju längre ned det befinner sig i trädet, desto färre användare är det som har tillgång till det.
För användarna och projekten i bilden gäller följande:
Kalle har behörighet att göra allting i alla projekt.
Malin har tillgång till projekten Maessa1, Maessa2, m1 och m2.
Martin finns i mappen Mindre möten. Han finns också i mapparna Mässanordnaren och Delegia. Martin finns däremot inte i mappen Mässor. Martin har därför tillgång till projekten Maessa1, m1 och m2, men inte till Maessa2.
En användare som är placerad i den allra översta mappen har högsta behörighet (Skriva) till alla funktioner. En mapp längre till höger kan inte ha en behörighet som mappen den finns i saknar, men har oftast ett antal inskränkningar. Användarna har därför mindre behörigheter ju längre till höger de befinner sig.
Användare och projekt kan finnas i flera mappar. Användaren får då alla de behörigheter till ett projekt som hon skulle kunna få genom att fritt välja en av sina platser i trädet och en av placeringarna för projektet.
Detaljerad information om en mapp
När du klickar på en behörighetsmapp visas detaljerad information om den, som i bilden ovan.
I mitten visas alla användare (överst) och projekt (nederst). Till höger finns en lista med funktioner och vilken behörighetsnivå den här mappen ger till den funktionen.
Lägga till en mapp
För att lägga till en mapp börjar du med att markera den mapp som du vill lägga den nya mappen i, genom att klicka på den.
Klicka på knappen Ny mapp.
I formuläret som visas, skriv in ett namn för den nya mappen.
Klicka på knappen OK i formuläret.
När mappen skapas ger den behörigheten Inget till alla funktioner. Det innebär att användare i den här mappen inte kan göra någonting alls.
Ändra behörigheter i en mapp
För att ändra de behörigheter som är knutna till en mapp öppnar du den mappen i behörighetsträdet. Systemet visar då till höger en lista med alla behörighetskontrollerade funktioner i systemet och vilken behörighetsnivå den här mappen har för respektive funktion. Några av elementen i listan representerar grupper av funktioner. Ett sådant element kan expanderas så att hela gruppen visas.
När du klickar på en funktion så ändras behörighetsnivån för den funktionen (för den aktuella mappen). Klicka tills rätt behörighetsnivå visas. Det nya valet blir gällande när du klickar på Spara-knappen. Ändringen påverkar inte inloggade användare. De får de nya behörighetsnivåerna först när de loggar in nästa gång.
Det är inte möjligt att tilldela högre behörighet till en funktion än den överordnade mappen har.
Lägga till en ny användare i DMS
Funktionen för att lägga till en ny användare i DMS finns tillsammans med funktionerna för att hantera behörigheter.
För att lägga till en användare markerar du den mapp i behörighetshierarkin som användaren ska höra till.
Klicka på knappen Ny användare högt upp och till vänster. Nu visas ett formulär där du fyller i information om användaren.
Fullständigt namn - Användarens vanliga namn, det som visas i listor och loggningar (t. ex. Anders Andersson)
Kortnamn - Ett kortnamn för användaren, det som visas i systemet.
Användarnamn - Användarens e-mail-adress (vid bortglömt lösenord är det till denna mailadress som information skickas).
Lösenord - Det lösenord som ska användas
Organisation - Företag eller organisation som användaren tillhör (t. ex. Ericsson AB).
Språk - Det språk som Delegia Meeting System ska använda för den här användaren.
Klicka på OK för att spara.
Lägga till en användare i en mapp
Du kan lägga till en användare som redan finns i en mapp i en ytterligare mapp.
Markera den mapp där användaren ska läggas till.
Klicka på knappen Lägg till en befintlig användare.
Ett nytt litet fönster visas.
Skriv någon del av användarens namn eller företag i textfältet Sök användare.
Klicka på knappen Sök nu.
En liten lista med användare visas, de vars användardata innehåller söksträngen.
Klicka på rutan till vänster om den användare som ska läggas till i mappen.
En bock läggs till i rutan.
Klicka på knappen Lägg till vald användare.
Klicka på knappen Spara, högt upp till vänster.
Den tillagda användaren visas nu i listan med användare i mappen.
Lägga till ett projekt i en mapp
Du kan lägga till ett projekt i en mapp.
Markera den mapp där projektet ska läggas till.
Klicka på knappen Lägg till projekt.
Ett nytt litet fönster visas.
Skriv någon del av projektets idnummer eller namn i textfältet Sök projekt.
Klicka på knappen Sök nu.
En liten lista med projekt visas, de vars projektdata innehåller söksträngen.
Klicka på rutan till vänster om det projekt som ska läggas till i mappen.
En bock läggs till i rutan.
Klicka på knappen Lägg till valda projekt .
Klicka på knappen Spara, högt upp till vänster.
Det tillagda projektet visas nu i listan med projekt i mappen.
Ta bort en användare
Du kan ta bort en användare från en mapp i behörighetsträdet. Det kan handla om att ta bort all behörighet eller att ändra användarens behörigheter. När den sista förekomsten av användaren tas bort kan hon inte längre använda systemet.
För att ta bort en användare från en mapp, klicka på rutan till vänster om användarens namn och gröna gubbe.
En bock visas i rutan, samtidigt som namnet byter färg till rött och visas med en röd överstrykning.
Klicka på knappen Spara.
Namnet tas bort från listan.
Ta bort projekt från mapp
Du kan ta bort ett projekt från en mapp. Det går inte att ta bort den sista förekomsten av ett projekt från behörighetsträdet.
För att ta bort ett projekt från en mapp, klicka på rutan till vänster om projektets Id-nummer och blåa kuber.
En bock visas i rutan, samtidigt som namnet byter färg till rött och visas med en röd överstrykning.
Klicka på knappen Spara.
Namnet tas bort från listan.
Flytta projekt eller användare från en mapp till en annan mapp
Det finns inte en särskild funktion för att flytta ett projekt eller en användare från en mapp till en annan. Men du kan åstadkomma det resultatet genom att först lägga till det i en ny mapp och sedan ta bort det från den gamla mappen. Se beskrivningarna ovan av hur du tar bort och lägger till projekt och användare i behörighetsträdet.